Política de Privacidad
Fecha de entrada en vigor: 15 de enero de 2026
Rootlenses, Inc. (“Rootlenses”, “nosotros”, “nuestro” o “nos”) respeta su privacidad y está comprometida con la protección de los datos personales de los usuarios y clientes. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y divulgamos información cuando usted utiliza la Suite Rootlenses, que incluye Rootlenses Voice y Rootlenses Insight (en conjunto, los “Servicios”).
Al acceder o utilizar nuestros Servicios, usted acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.
1. Información que Recopilamos
1.1 Información que Usted Proporciona
- Información de la cuenta, incluyendo nombre, correo electrónico, empresa, cargo y datos de facturación.
- Datos cargados o ingresados en los Servicios, incluyendo grabaciones de llamadas, transcripciones, consultas a bases de datos, análisis y visualizaciones.
- Comunicaciones con Rootlenses, tales como solicitudes de soporte o comentarios.
1.2 Información Recopilada Automáticamente
- Datos de uso, incluyendo registros de interacción, consultas enviadas, uso de funcionalidades y métricas de desempeño.
- Información del dispositivo, direcciones IP, tipo de navegador y sistema operativo.
- Cookies y tecnologías similares para la gestión de sesiones, análisis y mejora del servicio.
1.3 Información de Terceros
- Cuando se integran plataformas de terceros (bases de datos, servicios en la nube o herramientas de IA), podemos recopilar la información necesaria para proporcionar los Servicios, de conformidad con esta Política y los términos de dichas plataformas.
2. Cómo Utilizamos Su Información
Utilizamos la información recopilada para:
- Proporcionar, mantener y mejorar los Servicios, incluyendo insights generados por IA, transcripción de llamadas, reportes y análisis.
- Mantener la seguridad, integridad y confiabilidad de la plataforma.
- Personalizar y optimizar la experiencia del usuario, incluyendo paneles de reportes y notificaciones.
- Cumplir con obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos de Servicio.
- Realizar evaluaciones de riesgo, monitoreo de seguridad y revisiones operativas.
- Realizar investigación, monitoreo y análisis agregados para la mejora del producto.
3. Base Legal para el Tratamiento
Rootlenses procesa datos personales para proporcionar y mejorar los servicios de la Suite Rootlenses, incluyendo Rootlenses Voice y Rootlenses Insight. El tratamiento de datos se basa en los siguientes fundamentos legales:
- Necesidad Contractual: El tratamiento es requerido para cumplir con las obligaciones contractuales y prestar los Servicios solicitados por los usuarios.
- Intereses Legítimos: El tratamiento es necesario para operar, mantener y mejorar los Servicios, garantizar la seguridad, prevenir el fraude y proteger los derechos y la propiedad de Rootlenses.
- Consentimiento: Cuando lo exija la ley aplicable, se obtiene el consentimiento del usuario para actividades específicas de tratamiento, como la grabación de llamadas o comunicaciones de marketing.
Rootlenses garantiza que todos los datos personales se manejan de forma segura, de conformidad con la legislación panameña aplicable y las mejores prácticas internacionales en protección de datos. Los usuarios conservan derechos sobre sus datos personales, incluyendo acceso, rectificación, eliminación y portabilidad, sujetos a los requisitos legales aplicables.
4. Contenido Generado por IA y Confiabilidad
La Suite Rootlenses utiliza IA para proporcionar insights, resúmenes y recomendaciones. Los usuarios deben tener en cuenta que los resultados generados por IA pueden ocasionalmente ser inexactos, incompletos o considerados “alucinaciones”.
- El conocimiento de la IA de Rootlenses se basa en información disponible hasta finales de 2021.
- Los usuarios son responsables de verificar de forma independiente los resultados antes de basar decisiones en ellos.
- Rootlenses no es responsable por pérdidas derivadas de la confianza en contenido generado por IA.
5. Compartición y Divulgación de Información
Podemos compartir su información:
- Con subprocesadores y proveedores de servicios de terceros de confianza (por ejemplo, proveedores en la nube, proveedores de servicios de IA o plataformas de análisis), sujetos a estrictas obligaciones contractuales.
- Si así lo exige la ley, regulación, proceso legal o para responder a solicitudes legales válidas.
- Para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad, o los de los usuarios u otras personas.
No vendemos su información personal a terceros.
6. Conservación de Datos
- Los datos personales y el contenido generado por el usuario se conservan únicamente durante el tiempo necesario para proporcionar los Servicios o cumplir con obligaciones legales.
- A solicitud o una vez finalizado el período de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.
- Las grabaciones de llamadas en Rootlenses Voice se conservan durante un período definido, que puede ser configurado por el usuario o la organización cliente.
7. Derechos del Usuario
Dependiendo de su ubicación, usted puede tener derechos conforme a la legislación aplicable:
- Acceder, corregir o actualizar sus datos personales.
- Solicitar la eliminación o restricción de sus datos personales.
- Oponerse a ciertas actividades de tratamiento.
- Exportar sus datos en un formato legible por máquina.
Las solicitudes pueden enviarse a [jdflorez@rootstack.com] y serán procesadas de conformidad con la ley aplicable.
8. Transferencias Internacionales de Datos
- Rootlenses puede transferir datos personales a países fuera de su jurisdicción (por ejemplo, servidores en EE. UU.).
- Las transferencias están protegidas mediante cláusulas contractuales estándar, mecanismos de adecuación del RGPD u otras salvaguardas legales aplicables.
9. Seguridad y Controles de Acceso
Rootlenses implementa sólidas medidas técnicas y organizativas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos:
- Cifrado: Los datos están cifrados en tránsito y en reposo.
- Control de Acceso: Los permisos basados en roles y el principio de mínimo privilegio restringen el acceso únicamente al personal autorizado.
- Monitoreo: Se realizan monitoreos de seguridad, auditorías y pruebas periódicas para detectar y responder a amenazas.
- Gestión de Cambios: Las actualizaciones y cambios de configuración siguen procedimientos estructurados para garantizar la estabilidad y seguridad del sistema.
10. Respuesta ante Incidentes
- Rootlenses mantiene un proceso formal para detectar, evaluar y responder a incidentes de seguridad, incluyendo brechas de datos.
- Los usuarios serán notificados oportunamente en caso de cualquier evento que afecte sus datos personales o empresariales, de conformidad con los requisitos legales.
- Se implementan acciones correctivas para prevenir recurrencias y mejorar continuamente la resiliencia del servicio.
11. Evaluación de Riesgos y Mejora Continua
- Rootlenses realiza evaluaciones continuas de riesgos para identificar posibles amenazas a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
- Las prácticas de seguridad, controles de acceso y procedimientos operativos se revisan y mejoran periódicamente.
- La retroalimentación de incidentes, auditorías y reportes de usuarios se utiliza para fortalecer la seguridad y confiabilidad de los Servicios.
12. Cookies y Seguimiento
- Utilizamos cookies y tecnologías similares para autenticación, gestión de sesiones y análisis.
- Los usuarios pueden gestionar sus preferencias de cookies a través de su navegador o de la configuración del Servicio.
13. Privacidad de los Niños
Los Servicios están destinados a uso empresarial y profesional (B2B). No recopilamos conscientemente datos de menores de 16 años.
14. Cambios a Esta Política
Rootlenses puede actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Los cambios serán comunicados a través del sitio web o notificaciones del Servicio. El uso continuado constituye la aceptación de la Política actualizada.
15. Información de Contacto
Para preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad:
Departamento Legal
Rootlenses, Inc.
Hato Pintado (oficina principal) Calle Martin Luther King (IPA). Casa #10. Hato Pintado, Ciudad de Panamá.
Correo electrónico: jdflorez@rootstack.com